Jak urządzić sekretariat?

Sekretariat to specyficzne miejsce pracy – łączy cechy stanowiska biurowego i przestrzeni przeznaczonej do spotkań z klientem. Jak go urządzić, by był funkcjonalny, ergonomiczny, a przy okazji stanowił elegancką wizytówkę firmy?

Choć samo słowo „sekretariat” kojarzy się głównie z placówkami edukacyjnymi, pomieszczenia tego typu spotkamy w wielu firmach – zarówno ogromnych korporacjach, jak i niewielkich firmach z sektora MSP. Charakter prowadzonej działalności w dużej mierze determinuje zarówno zadania, jakie stoją przed jego pracownikami, jak i sposób organizacji przestrzeni. W małych i średnich firmach praca w sekretariatach często skupia się na zadaniach kancelaryjnych, a czasem również księgowych; w większych – na obsłudze kierownictwa lub zarządzaniu komunikacją między dyrekcją firmy a kontrahentami. Odrębnym rodzajem sekretariatu jest stanowisko tworzone okazjonalnie, np. podczas konferencji czy wydarzeń. Wyposażenie sekretariatu musi być dostosowane do sposobu organizacji pracy i spełnianych funkcji, zawsze jednak powinno spełniać warunki, które zapewniają komfort pracy biurowej.

Jak urządzić strefę klienta w sekretariacie?

Najczęściej strefę klienta od strefy pracowniczej sekretariatu oddziela lada recepcyjna. To pierwszy przedmiot, z którym stykają się klienci, warto więc zadbać o jego elegancki i nowoczesny styl. Do najpopularniejszych modeli lad należą te w kształcie liter L i U. Ciekawym rozwiązaniem jest również samodzielne zbudowanie lady z modułów – ma je w ofercie m.in. firma AJ Produkty, specjalizująca się w dostarczaniu rozwiązań dla firm. Pozwala to indywidualnie dostosować mebel do zagospodarowywanej przestrzeni. W oczywisty sposób lada powinna zapewniać wygodę klientowi i obsługującemu go pracownikowi – dla większego komfortu warto sięgnąć po meble wyposażone w trwałą powierzchnię roboczą. Przed zakupem lady należy się również zastanowić, czy praca przy niej odbywać się będzie na siedząco czy też stojąco i według tego kryterium dobrać jej wysokość.

W małych i średnich firmach sekretariat pełni często również funkcję poczekalni przed gabinetem zarządu lub prezesa. W takiej sytuacji dobrze jest w strefie klienta umieścić meble wypoczynkowe, np. sofę lub stolik kawowy. Obowiązkowym elementem wystroju powinien być stojak z broszurami i katalogami, które pozwalają zapoznać się ze specyfiką firmy. Zazwyczaj w rogu pomieszczenia znajduje się wieszak na wierzchnie okrycia i stojak na parasole.

Strefa pracownicza w sekretariacie

Pracownicy spędzają w pracy około jednej trzeciej swojego życia, dlatego bardzo istotne jest optymalne wykreowanie tego środowiska tak, by dobrze się w nim czuli. Jak w przypadku każdej pracy biurowej, w sekretariacie nieodzowne są biurka z dużym blatem, ułatwiające zachowanie porządku w dokumentach. Zgodnie z zasadami BHP odległość dzieląca monitor od oczu pracownika powinna wynosić 40–70 cm. Jeśli w sekretariacie zatrudniamy więcej osób, między poszczególnymi monitorami trzeba pozostawić 60 cm odstępu, a między krzesłem jednego pracownika a tyłem monitora drugiego – minimum 80 cm.

Utworzenie ergonomicznego stanowiska pracy nie jest możliwe bez odpowiedniego fotela do pracy przy komputerze. Zgodnie z przepisami musi on posiadać pięciopodporową podstawę i możliwość obrotu o 360 stopni. Niezbędna jest możliwość dostosowania wysokości siedziska do wysokości blatu biurka (według przepisów BHP w zakresie 40–50 cm od podłogi) oraz pochylenia oparcia 5 stopni do przodu i 30 stopni do tyłu. Pracownicy muszą również dysponować miejscem przechowywania materiałów i pism – najwygodniejsze są specjalne szafy biurowe na dokumenty zamykane na klucz.

Właściwe urządzenie sekretariatu, uwzględniające zarówno funkcjonalność i dobrą organizację pracy, jak również komfort pracowników i klientów to spore wyzwanie. Odpowiednie umeblowanie, wystrój i zapewnienie dobrej jakości sprzętu ma wpływ na zdrowotną kondycję pracowników, relację między nimi, a także na ich samopoczucie psychiczne, a co za tym idzie – na jakość i wydajność wykonywanej pracy.

Zobacz kolejny artykuł

Fotowoltaika – sprawność w pochmurne dni

Fotowoltaika to prężnie rozwijająca się technologia, korzystająca z zasobów energii odnawialnej – promieniowania słonecznego. Z …

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.