Najnowsze informacje

Jak wynająć biuro?

Wynajem biura to krok bardzo ważny w rozwoju każdej firmy. Oczywiście, biuro można teoretycznie zmienić w dowolnym momencie i robić to dowolnie często, ale z reguły każda przeprowadzka jest nie tylko niewygodna dla firmy, ale też może negatywnie wpłynąć na wyniki finansowe. Dlatego do wynajmu biura należy przygotować całą firmę, łącznie z kadrą kierowniczą i pracownikami.

Wynajem biura to krok bardzo ważny w rozwoju każdej firmy. Oczywiście, biuro można teoretycznie zmienić w dowolnym momencie i robić to dowolnie często, ale z reguły każda przeprowadzka jest nie tylko niewygodna dla firmy, ale też może negatywnie wpłynąć na wyniki finansowe. Dlatego do wynajmu biura należy przygotować całą firmę, łącznie z kadrą kierowniczą i pracownikami.

Przy planowanej przeprowadzce czy wynajęciu pierwszego biura w historii firmy plusem jest to, że z reguły na rynku podaż wolnych powierzchni biurowych przewyższa popyt. Nawet w tak dużych miastach jak choćby Warszawa, gdzie lokują się największe polskie i zagraniczne firmy, nie ma problemu ze znalezieniem optymalnej powierzchni biurowej. W stolicy do dyspozycji są m.in. biura na Mokotowie, czyli największym skupisku powierzchni biurowych w kraju. Dokładny research przed wynajmem na pewno przyniesie pozytywny skutek i późniejsze zadowolenie z użytkowania biura.

Analiza potrzeb i myślenie przyszłościowe

Poszukując biura do wynajęcia, podstawowym krokiem do wykonania jest analiza potrzeb firmy. A te są bardzo różne w przypadku różnych firm.

  • Są firmy, których biura będą odwiedzane przez wielu klientów i kontrahentów
  • Są też i takie, do których przybywać będą tylko pracownicy i ewentualnie kurierzy pocztowi.

Pod uwagę należy wziąć zatem kilka ważnych czynników. Pierwszym jest na pewno lokalizacja. W pierwszym z powyższych przypadków jest ona bardzo istotna. Dobra i prestiżowa lokalizacja to więcej klientów. Poza tym, ważny jest też standard budynku. Należy brać pod uwagę tylko takie, w których są wszelkie potrzebne udogodnienia lub takie, gdzie najemca ma swobodę w aranżacji i wyposażeniu biura. Wybierając biuro do wynajęcia, ważna jest też jego wielkość i tu należy wziąć pod uwagę perspektywy rozwoju firmy. Zaleca się wynająć biuro z „zapasem” czyli dające możliwość ulokowania nowo zatrudnionych osób czy zwiększenie funkcjonalności biura.

Wynajem biura i kwestie finansowe 

To równie ważny aspekt i należy przeanalizować możliwości finansowe firmy, również w najbliższej przyszłości. Ważne jest również ujęcie jak największej liczby aspektów finansowych w umowie. Powinny być w niej wyszczególnione wszelkie koszty, z jakimi wiązać się będzie najem biura. Wiele firm po czasie dowiaduje się bowiem, że korzystanie z biurowca, szczególnie powierzchni wspólnych, wiąże się z dodatkowymi wydatkami. Dotyczy to także mediów, które stanowią dużą część kosztów właściciela budynku, a te z kolei są przerzucane na najemców. Podpisując umowę o wynajem biura, należy wiec maksymalnie się zabezpieczyć, aby w trakcie jej trwania nie okazało się, że warunki okazują się być dużo gorsze od zakładanych czy obiecywanych.

Jeśli zaś chodzi o koszty, to na te wpływ ma wiele aspektów, ale jednym z zasadniczych jest lokalizacja biura. Im lepsza, tym z reguły koszt wyższy. Wpływ ma też oczywiście standard budynku i jego wyposażenie. Nie zawsze jednak lokalizacja jest najważniejszym aspektem dla danej firmy. Firmy, które świadczą usługi na odległość, jak podwykonawcy, usługi call-center itp. mogą sobie śmiało pozwolić na lokalizację w mniej atrakcyjnej okolicy, ale za to tańszej. O wiele większe znaczenie ma biuro do wynajęcia dla firmy, do której każdego dnia będą przybywać klienci czy kontrahenci. Wówczas liczy się lokalizacja i związany z nią prestiż, co wpływa na postrzeganie takiej firmy.

Taki atut oferują na przykład biura na Mokotowie w Warszawie, gdzie wiele jest luksusowych biurowców o standardzie klasy A. Miejsce to z góry dobrze wpływa na postrzeganie firmy, która właśnie tam ma swoją siedzibę. Jest to wszak lokalizacja, gdzie swoje siedziby mają największe światowe firmy.

Dobra lokalizacja w przypadku wielu firm przełoży się też na wpływy. Dotyczy to takich miejsc, gdzie każdy odwiedzający firmę klient zostawia określoną kwotę pieniędzy. Dla wielu firm najlepszym miejscem na biuro do wynajęcia są więc reprezentacyjne ulice, deptaki czy pasaże handlowe.

Wynajem biura z pomocą specjalistów i pracowników

Na rynku działa wiele firm pośredniczących w wynajmie biura. Gdy brak jest czasu, warto zdać się na wiedzę specjalistów. Pośrednicy mają dużo większe rozeznanie w rynku i z reguły mają już gotowe oferty. Choć ich pomoc kosztuje, to często są to koszty niższe niż te, które mogą wyniknąć przy samodzielnym szukaniu, a w grę wchodzą przecież późniejsze koszty czynszu i rachunków. Gdy potrzebne jest biuro do wynajęcia, warto zapytać o opinie również pracowników. Dla wielu z nich lokalizacja i związane z nią warunki dojazdu i pracy, również mogą mieć znaczenie

Zobacz kolejny artykuł

Zaczynasz własny biznes? Poznaj 3 rzeczy, którymi przyciągniesz klientów

Rozkręcenie własnego biznesu wymaga sporego wysiłku. Na pewno masz swoją strategię, ale jednocześnie interesują Cię …

Jeden komentarz

  1. Przeprowadzka na nowe biuro wcale nie musi być stresująca. Wystarczy zadbać o odpowiedni transport i dobrze zapakować rzeczy. Ja skorzystałem z usług firmy transportowej Wiki z Warszawy, którzy zajęli się całą przeprowadzką mojego biura.